Qualiopi : la nouvelle certification des OF

Qualiopi est le nom donné à la nouvelle certification qualité des organismes de formation. Créée en 2019, cette référence change sensiblement la donne de la qualité de la formation professionnelle. C’est pourquoi il nous semble nécessaire de présenter ici l’ensemble de la démarche.

Qualiopi constitue-t-il un réel changement ?

La qualité de la formation est un aspect qui préoccupe depuis de nombreuses années les pouvoirs publics. Ce monde a connu des organismes aux pratiques et objectifs parfois contestables. Il convenait de mettre un peu d’ordre dans la formation professionnelle continue. La qualité est apparue bien avant (norme OPQF par exemple), mais c’est la réforme de mars 2014 qui met la notion de qualité à l’honneur dans ce domaine. En effet, à partir de cette loi, un organisme de formation doit montrer patte blanche en termes de qualité pour avoir accès aux fonds publics et/ou mutualisés (OPCA, Pôle Emploi, FONGECIF, CPF, …). Pour prouver cette qualité, deux solutions sont offertes :

– une certification obtenue auprès d’un organisme reconnu par le CNEFOP

– le référencement sur un outil créé par les OPCA à cette fin, le Datadock.

Ce premier pas est important et conduit à faire un tri initial entre le bon grain et l’ivraie de la formation professionnelle. Mais il s’agit alors de certifier un organisme selon un référentiel. Et donc essentiellement, pour ce qui est du Datadock sans passer par une certification, d’un référencement effectué sur une base déclarative, c’est-à-dire potentiellement contestable.

La réforme du 5 septembre 2018 constitue dans cet esprit un pas supplémentaire vers une formation professionnelle de qualité. Elle met notamment en place un système de certification qui répond davantage à une démarche de qualité au sens des normes ISO. C’est un vrai changement de paradigme pour deux raisons :

– on ne s’adresse plus au monde de la formation (CNEFOP) pour accréditer les organismes certificateurs, mais au monde de la qualité (COFRAC). L’angle d’approche en est fondamentalement changé

– il ne s’agit plus d’accréditer une structure mais de certifier un processus.

Dès lors, on comprend à quel point le Datadock était condamné…

Comment se déroule mise en place de Qualiopi ?

Une fois cette décision de changement prise, la mise en œuvre ne pouvait se faire trop brutalement. Les financeurs auraient connu dans un blocage temporaire de leurs processus. C’est pourquoi Datadock est resté valable pendant encore de nombreux mois, afin de laisser le temps :

– au COFRAC  de définir les critères exigés pour devenir organisme certificateur puis de sélectionner les candidats

– aux organismes certificateurs retenus de se mettre en ordre de bataille, et notamment de recruter et former des auditeurs

– et aux organismes de formation de faire certifier leur processus

Concrètement, Datadock reste donc suffisant jusqu’au 31 décembre 2019 pour obtenir le paiement par les financeurs. Parallèlement, ces organismes de formation doivent entreprendre une démarche de certification auprès des organismes homologués par le COFRAC. Ils obtiendront ainsi, au plus tard au 1er janvier 2021, le précieux sésame.

Qu’y a-t-il dans Qualiopi ?

Fort logiquement, et malgré le changement de paradigme, il aurait été stupide de rejeter en bloc le travail de normalisation commencé avec la démarche Datadock. Les critères de qualité de celui-ci ont pour partie été repris avec Qualiopi. Et pour obtenir la certification  qualité, si l’on dispose déjà d’un label qualité, la procédure est simplifiée.

Qualiopi regroupe 7 critères soient 32 indicateurs, certains communs à tous les OPAC, d’autres spécifiques et fonction de la catégorie. On notera enfin que les organismes de formation déjà détenteurs de certifications Datadock (obtenue par auprès d’un organisme et non par référencement direct) ne sont audités que sur un nombre réduit d’indicateurs.

Qualiopi ne s’adresse pas qu’aux organismes de formation. Il traite de l’ensemble des acteurs participant au développement des compétences (OPAC), à savoir :

– les organismes de formation

– les organismes assurant les bilans de compétences

– les organismes d’accompagnement à la VAE

– les centres de formation par apprentissage.

La liste des critères applicables change en fonction de la catégorie dans laquelle se range le candidat à la certification, .

Quels sont les critères Qualiopi ?

Les 7 critères mis en place par la certification qualité Qualiopi décrivent globalement les étapes suivies par un organisme de formation :

– l’information du public sur les prestations proposées

– la conception des formations et notamment l’identification des objectifs

– l’accueil et l’adaptation des moyens aux stagiaires

– l’adéquation des moyens mis en œuvre avec les objectifs visés

– la qualification du personnel formateur

– l’inscription du prestataire dans son environnement professionnel

– l’amélioration continue de la qualité.

L’ensemble de ces critères ainsi que leur principe de mise en œuvre sont décrits dans un « Guide de lecture du référentiel national qualité » édité par le ministère du travail.

Comment se passe une certification Qualiopi ?

Une certification passe par un audit sur place de l’organisme de formation. L’auditeur prend contact avec l’organisme de formation pour caler les détails pratiques, notamment la date exacte, mais aussi les documents à préparer et les personnes à rencontrer.

L’audit, commence par une réunion de calage. Elle est suivie de l’interview des membres de l’organisme de formation prévus dans le plan d’audit et la consultation des différents documents demandés par l’auditeur. Il se termine par une réunion finale durant laquelle l’auditeur classe les indicateurs en trois catégories :

– ceux qui sont conformes,

– ceux présentent une non-conformité mineure,

– ceux qui présentent une non-conformité majeure.

L’organisme certificateur adresse enfin ses conclusions au vu du rapport d’audit selon le principe suivant :

– une non-conformité majeure au moins entraîne l’ajournement de la certification. Le demandeur dispose de trois mois pour proposer un plan de redressement et le mettre en oeuvre. A la constatation de la mise en œuvre d’un plan cohérent, l’ajournement peut-être levé et la certification délivrée.

– 5 non-conformités mineures équivalent à une non-conformité majeure et entraînent les mêmes conséquences

– Une non-conformité mineure doit faire  l’objet d’un plan de redressement dont la mise en place sera constatée au plus tard lors de l’audit de surveillance. La certification est néanmoins délivrée.

Bien entendu, l’absence de toute non-conformité conduit à la délivrance immédiate de la certification.

La durée de cet audit initial dépend

– du chiffre d’affaire de l’organisme de formation,

– du nombre éventuel de ses sites et de sa certification préalable ou non au titre du CNEFOP. 

Un audit de surveillance intervient  entre le 14ème et le 22ème mois suivant l’audit initial. Il n’est pas nécessairement réalisé sur place. Un audit de renouvellement est programmé au plus tard 36 mois après l’audit initial. Il permet de renouveler la certification. Tous ces détails sont repris dans un arrêté (arrêté du 6 juin 2019 du ministère du travail).

Concrètement, que doit faire un organisme de formation ?

Pour obtenir la certification Qualiopi, tout organisme de formation doit se rapprocher d’un organisme certificateur habilité par le COFRAC. On en compte 18 en janvier 2020, parmi lesquels on peut notamment citer APAVE certification, AFNOR certification, Bureau Veritas, ISQ, ICPF, … Attention, le nombre d’organismes à certifier est important (estimé à plus de 30 000 !) et les auditeurs en quantité limité. Il est donc prudent de ne pas perdre trop de temps pour programmer son audit.

Pour éviter les risques de rejet de la certification lors de l’audit, il est prudent de s’organiser en préalable. Le meilleur moyen pour cela est sans aucun doute de faire appel à un organisme de conseil qui préparera, avec l’organisme de formation, le terrain. Et plus l’organisme de conseil sera proche de ces problématiques, plus performante sera la prestation. L’appel pour ce faire à un organisme dont l’un au moins des membres est auditeur agréé constitue un avantage incontestable et un critère de sécurisation.

Emmanuel Gué, dirigeant d’Adelson Conseil Formation, est auditeur certifié Qualiopi. Contactez-le sans tarder!

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